به روز شده در ۱۴۰۱/۰۴/۱۵ - ۱۴:۵۹
 
۰
تاریخ انتشار : ۱۴۰۱/۰۲/۳۱ ساعت ۱۵:۵۷
کد مطلب : ۳۳۷۶۵۸

نحوه و نقشه انتخاب و سفارش گوینگی مناسب برای تلفن گویا شرکت و سازمان

نحوه و نقشه انتخاب و سفارش گوینگی مناسب برای تلفن گویا شرکت و سازمان
گویندگی تلفن گویا به ظاهر بسیار ساده به نظر می­رسد، اگر بخواهید این کار اصولی انجام شود، باید کمی بادقت و حوصله­­ی بیش­تری وارد این مسئله شوید. در این مطلب در رابطه تلفن گویا و کاربری آن در کسب و کارهای امروزی صحبت می­کنیم. همچنین به شرح نکاتی می­پردازیم که دانستن آن­ها می­‌تواند در بهترین بودن نتیجه­ی کار مؤثر باشد.

گویندگی تلفن گویا
تلفن گویا در واقع پیامی است که از قبل ضبط شده است. این پیام می­تواند با توجه به محتوای هر کسب و کاری متفاوت باشد. پیامی است که فرد تماس گیرنده پیش از آن که با نیروی انسانی صحبت کند، آن را می­شنود. تلفن گویا از دو بخش اصلی تشکیل شده است:
سیستم تلفنی بخش اول است که امکان اجری فرامین صوتی را فراهم می­کند و صدا و پیامی که قصد داریم توسط سیستم تلفنی، مسیردهی مدنظرمان را به تماس گیرندگان برساند، بخش دوم به حساب می­آید.
حال این سؤال مهم و اساسی مطرح می­شود که اصلاً چرا کسب و کارها به گویندگی تلفن گویا نیاز دارند؟ برای آن که به این سؤال پاسخ دهیم به بررسی مزیت­های استفاده از تلفن گویا و گوینده مناسب آن می­پردازیم.



مزیت‌های استفاده از گویندگی تلفن گویا چیست؟
اگر نگاهی به بزرگ­ترین شرکت­های دنیا بیندازید، خواهید دید که تمامی آن­ها از تلفن گویا استفاده می­کنند. در واقع حجم تماس­های دریافتی در این شرکت­ها زیاد است و تنها چاره­ی کار و مدیریت این شرایط، استفاده از تلفن گویا است. به عنوان مثال، می­توان به شرکت­هایی همچون اسنپ یا دیجی کالا اشاره کرد که از سیستم تلفن گویا استفاده می­کنند و صدای گویندگان آن­ها به نحوی است که فرد به راحتی در پشت تلفن به انتظار می­ایستد.
و اما مزایایی که گویندگی تلفن گویا برای کسب و کارها به دنبال دارد، عبارتند از:

اطلاع رسانی به صورت گویا
•    فرد تماس گیرند پس از شنیدن پیغام، می‌تواند از طریق وارد کردن عدد مربوطه به اطلاعات مورد نظر خود دسترسی پیدا کند. اطلاعات می‌توانند در مورد پرسش‌های معمول افراد، فهرست قیمت، اخبار، اطلاعیه و… باشد.

اطلاع رسانی مکتوب
•    این بخش نیز همانند اطلاع رسانی گویا عمل می‌کند. تماس گیرنده پس از شنیدن پیغام راهنمایی، عدد مورد نظر خود را انتخاب می‌کند. تنها تفاوت آن این است که تمامی اطلاعات از جمله مدارک مالی، اطلاعات سازمان، بخشنامه‌ها و … به صورت تصویری و نوشتاری برای مخاطب ارسال می‌گردد.

صندوق صوتی
•    در صورتی که خطوط داخلی پاسخگو نبوده و یا اشغال باشند، صندوق صوتی در اختیار تماس گیرندگان قرار میگیرد. بنابراین هر فرد می‌تواند محتوای مورد نظر خود را ثبت کند.
ارائه کد رهگیری و پیگیری شکایات به وسیله‌ی آن
•    از دیگر مزایای استفاده از گویندگی تلفن گویا، رسیدگی به شکایات و پیشنهادات است. در این بخش هر فرد میتواند شکایت خود را ثبت کرده و یک کد رهگیری دریافت کند. کارمند مربوطه مسئول شکایات را بررسی کرده و پاسخ فرد را ثبت می‌کند. فرد در آینده با تماس مجدد و وارد کردن کد رهگیری خود از پاسخ مطلع شود. که در آن تمامی امکانات صندوق صوتی وجود دارد.

پیشنهادات و انتقادات
در این بخش نیروی انسانی دخیل نیست و مشتری می­توانید در محیطی امن پیشنهادات و انتقادات خود را مطرح کند. هر کسب و کاری که این بخش را در سفارش گویندگی تلفن گویا در نظر بگیرد در واقع به مشتریان خود نزدیک­تر شده است و می­تواند در دریافت نظرات آن­ها در جهت افزایش رضایت­مندی مشتریان خود پیشرو باشد.
اگر فکر می­کنید کسب و کاری که اکنون در آن فعالیت می­کنید نیاز به تلفن گویا  و سفارش گویندگی دارد، لازم است علاوه بر خدماتی که مد نظر می­گیرید، به صدای گوینده تلفن نیز اهمیت دهید. ناگفته نماند که گویندگی کار هر کسی نیست و در حال حاضر مجموعه­های معتبری هستند که این امکانات را به بهترین شکل ممکن در اختیارتان می­گذارند.
صدای فردی که پشت تلفن گویا است باید دارای یک سری ویژگی­ها باشد که در ادامه به طور خلاصه، به آن­ها اشاره می­کنیم:
•    راهنمایی‌ها و پیشنهادات ساده و روان باشند. برخی از تلفن‌های گویا به قدری واحدها و داخلی‌های زیادی دارند که مشتری از تماس خود پشیمان می‌شود. بنابراین لازم است که به ساده‌ترین شکل ممکن، مسیر مشتری مشخص شود.
•    بهتر است از تمامی قابلیت‌های صفحه کلید استفاده شود. از این طریق امکان بازگشت به منوی اصلی، ماندن در صف انتظار، بازگشت به منوی قبل و… برای مشتری وجود دارد.
•    بسته به حوزه‌ای که فعالیت می‌کنند و مشتریان خود، جنسیت فرد گوینده را مشخص کنید. در برخی از کسب و کارها نیاز است که از گوینده آقا و در برخی سازمان‌ها از خانم‌ها برای گویندگی تلفن گویا استفاده شود. بنابراین پیش از هر چیزی، لازم است در رابطه با نیاز مجموعه خود تحقیق کنید.

استفاده از گویندگی تلفن گویا چه نقشی در کسب و کارمان دارد؟
•    تلفن گویا می‌تواند اولین درگاه ارتباطی شما با مشتریان بالقوه‌تان باشد. در بحث بازاریابی کسب و کار و ارتباطات، لازم است تأثیر اولیه‌تان بر روی مشتری مثبت باشد. در طول این سال‌ها ثابت شده است که کسب و کارهایی با تلفن گویا، از مجموعه‌های خوب و قابل اعتماد هستند.
•    بخش زیادی از سرمایه‌تان را با استفاده از تلفن گویا حفظ خواهید کرد
•    نیازی نیست هزینه‌ای را برای استخدام منشی بپردازید. با وجود گویندگی تلفن گویا در واقع یک منشی در اختیار دارید که هیچ گاه مرخصی نمی‌خواهد و خسته و بی‌حوصله نمی‌شود.
•    در کمترین زمان ممکن، مشتریان به بخش مورد نظرشان دسترسی خواهند داشت
•    حتی در صورتی که شرکت شما دارای بخش‌های متعددی باشد، با وجود تلفن گویا، مشتری در کمترین زمان ممکن می‌تواند به بخش مورد نظر خود دسترسی داشته و پاسخ‌های مورد نیاز خود را دریافت کند.
•    علاوه بر کاهش هزینه‌ها، با وجود یک منشی مجازی در واقع در یک بازی دو سر بر قرار می‌گیرید. نیازی نیست کارمندان وقت خود را برای تماس‌های بیهوده از دست بدهند و می‌توانند تمرکز بیش-تری بر روی کارهای دیگر شرکت داشته باشند.
•    احتمال این که مشتریان زمان‌های طولانی را پشت خط تلفن باشند، کاهش می‌یابد. با استفاده از تلفن گویا، امکان هدایت تماس گیرندگان براساس پارامترهای مختلفی همچون شماره و ساعت تماس، وجود دارد. بد نیست بدانید که برای تماس گیرندگان، زمان انتظار قابل قبول در حدود 30 ثانیه است.



درست است که در صورت انتخاب درست صدای گوینده تلفن و پارامترهای دیگر، زمان انتظار مشتریان کاهش می­یابد. اما به طور کلی در حال حاضر هم در بهترین مراکز تماس، شاهد زمان­های طولانی انتظار هستیم. برای کاهش و بهبود اثر طولانی بودن زمان انتظار، می­توانید از شعارهای تبلیغاتی یا محتواهای کوتاه استفاده کنید. اگر به درستی و اصولی این کار انجام شود، خواهید دید که به زیبایی اهداف کسب و کارتان را به تماس گیرندگان منتقل کرده‌­اید.

کلام پایانی
با توجه به نکاتی که در رابطه با گویندگی تلفن گویا مطرح کردیم، می­دانید که استفاده­ی اصولی از آن در رونق کسب و کارتان تأثیر بسزایی خواهد داشت. در واقع استفاده از تلفن گویا نه تنها هزینه­ی چندان زیادی را به دنبال ندارد، بلکه به شما کمک می­کنند سرمایه­تان را در بخش­های مهم­تری خرج کنید. در آخر لازم است تأکید کنیم که صدای، موزیک و متنی که در تلفن گویا استفاده می­شود اهمیت بسیار زیادی در جلب نظر مشتریان دارد. بنابراین لازم است به خوبی بر روی این موارد تمرکز کنید و از باتجربه­ترین و خلاق­ترین مراکزی که در این زمینه فعالیت می­کنند، کمک بگیرید.