به روز شده در ۱۴۰۱/۰۴/۱۳ - ۲۳:۱۴
 
۰
تاریخ انتشار : ۱۴۰۱/۰۳/۰۷ ساعت ۱۰:۱۷
کد مطلب : ۳۳۸۷۷۹

مزایا و امکانات نرم افزار آرشیو اسناد چیست؟

گروه کسب و کار: مدیریت آرشیو اسناد و مدارک فرایندی بسیار طولانی و بلند مدت است. از آنجایی که اسناد و مدارک سازمانی بسیار مهم و ضروری هستند، استفاده از تکنولوژی‌های جدید و به‌روز دنیا همچون نرم افزار آرشیو اسناد می‌تواند به مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک کند تا حفاظت و نگهداری دائمی اسناد و مدارک در مخزن‌های ویژه و با شرایط استاندارد انجام شود.
مزایا و امکانات نرم افزار آرشیو اسناد چیست؟
نرم افزارهای آرشیو اسناد که به آنها سیستم مدیریت اسناد هوشمند هم گفته می‌شود، علاوه بر اینکه منابع آرشیو را با سرعت بیشتری در اختیار کاربران قرار می‌دهند، شامل ویژگی‌های کم‌نظیر و پیشرفته‌ای هستند که باعث حفظ امنیت و سلامت منابع آرشیوی سازمان می‌شوند. اگر شما هم می‌خواهید برای شرکت یا سازمان خود یک نرم افزار آرشیو اسناد کارآمد و مناسب خریداری نمایید، با ما همراه باشید تا با مزایا و امکانات این نرم افزار بیشتر آشنا شوید.

نرم افزار آرشیو اسناد چیست؟
در بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها محل نگهداری از اسناد و مدارک به صورت سنتی در نظر گرفته شده بود، اما با ظهور عصر ارتباطات برای دسترسی سریع به اسناد و اطلاعات سازمانی یا ایجاد، نگهداری و مراجعه سریع و آسان به اطلاعات مختلف همچون اسناد، نقشه‌ها، عکس‌ها و تصاویر، فیلم‌ها و فایل‌های صوتی و ... در ادارات و سازمان‌ها نیاز به استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک بیشتر از گذشته احساس شد؛ چراکه اطلاعات نگهداری شده ممکن بود به مرور زمان از بین برود یا در اثر استفاده مکرر از آنها دچار آسیب شود.
در چنین شرایطی بود که به دلایل مختلفی از جمله امنیت اطلاعات بایگانی شده، کمبود فضای کافی برای بایگانی اسناد و مدارک، کاهش هزینه‌های سازمانی از جمله به کارگیری نیروی انسانی در روش بایگانی سنتی و همچنین دسترسی آسان و سریع به اسناد و مدارک، باعث شد تا سازمان‌ها و ادارات به استفاده از سیستم‌های مکانیزه بایگانی مثل خرید نرم افزارهای آرشیو اسناد روی بیاورند و چرخه مکاتبات سازمانی خود را متحول کنند.
نرم افزارهای آرشیو اسناد و مدارک علاوه بر حفظ و نگهداری از مدارک سازمانی به صورت سیستمی از استهلاک و نابودی کامل اطلاعات جلوگیری کرده و به مدیران سازمان‌ها کمک می‌کند تا بتوانند تمام اسناد خود را به وسیله این سیستم طبق سلیقه سازمان طبقه بندی و آرشیو نمایند. انجام خودکار و اتوماتیک عملیات بایگانی اسناد و مدیریت دسترسی‌های مختلف از دیگر ویژگی‌های این نرم افزار است.



استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد چه مزایایی دارد؟
در خصوص مزیت‌های استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
•    زمان مورد نیاز برای پیدا کردن و جستجوی اسناد و مدارک در سازمان‌ها و شرکت‌ها به حداقل می‌رسد.
•    استفاده از این نرم افزار باعث صرفه جویی در زمان و انجام کارها و امور اداری می‌شود.
•    دیگر نیازی به در اختیار داشتن اصل مدارک وجود ندارد و با استفاده از این سیستم نرم افزاری از فرسودگی و نابودی اسناد جلوگیری می‌شود.
•    با این نرم افزار اسناد و مدارکی که ثبت آنها فراموش شده است، در مدت زمان کوتاهی پیدا می‌شوند.
•    در صورت لزوم بیش از یک کاربر می‌تواند به طور همزمان به یک سند دسترسی داشته باشد.
•    از دیگر مزیت‌های نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد بالا رفتن دانش و کارایی سازمان است.
•    توسط این سیستم اسناد و مدارک در محل‌ها و فایل‌های امن نگهداری و حفاظت می‌شوند و فقط پرسنل مجاز می‌توانند به آنها دسترسی داشته باشند.
•    با استفاده از این نرم افزار مدارک و اسناد به صورت مداوم ردیابی می‌شوند، بنابراین دیگر نمی‌توان آنها را در جای خود جا انداخت یا بدون ثبت آنها را بازیابی و تغییر داد.
•    در سازمان‌ها و ادارات امکان گردش اسناد و مدارک به کمک کارتابل الکترونیکی واحد وجود دارد.

یک نرم افزار آرشیو اسناد کارآمد و مناسب باید چه امکاناتی داشته باشد؟
امکانات و قابلیت‌های یک نرم افزار آرشیو اسناد کارآمد و مناسب شامل موارد زیر است:
•    فراهم نمودن سطوح دسترسی مختلف برای کاربران سیستم.
•    تعریف شناسنامه اطلاعاتی برای مدارکی مثل نقشه، پایان نامه، گزارشات، استانداردها، نقشه‌های جغرافیایی، مقالات، کتب، CD، مجله‌ها و کاتالوگ‌ها در یک اداره و سازمان.
•    انتقال ساختار درختی از یک بایگانی اسناد به بایگانی اسناد دیگر.
•    ارجاع دسته بندی اطلاعات به اشخاص دیگر در سازمان.
•    مشخص کردن زونکن در حالت‌های مخفی، فقط خواندنی یا فقط ثبت برای کاربران سازمان.
•    جابه‌جایی اسناد بین نسخه‌های مختلف نرم افزار آرشیو اسناد با استفاده از پروتکل FCF.
•    تعریف کاربران متعدد با سطح دسترسی‌ها و فعالیت‌های مختلف در سیستم آرشیو سازمانی.
•    ارتباط برقرار کردن بین تعداد نامحدودی از فایل‌ها، مدارک و اسناد.
•    نگهداری و مراقبت از فایل‌ها و اطلاعات مهم بر روی یک سرور به صورت متمرکز.
•    مدیریت حجم زیادی از فایل‌های ضمیمه.
•    ثبت وضعیت‌های مختلف اسناد و مدارک بایگانی مثل رزرو اسناد، امانت مدارک و ...

بهترین نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک کدام نرم افزار است؟
مدیران شرکت‌ها، سازمان‌ها و دفاتر دولتی و خصوصی مختلف برای تهیه یک نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک که امکانات زیادی داشته باشد، باید به شرکت‌های نرم افزاری معتبر و با سابقه در این زمینه مراجعه نمایند. در این راستا ما به شما یکی از بهترین شرکت‌های نرم افزاری موجود در ایران را پیشنهاد می‌کنیم که شرکت نرم افزاری یگانه است.
نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک یگانه مورد تأیید شورای عالی انفورماتیک بوده و به صورت کاملاً تحت وب طراحی و تولید شده است. خدمات شرکت نرم افزاری یگانه شامل نصب و آموزش نرم افزار به صورت حضوری و آنلاین بوده و یک سال پشتیبانی رایگان به مشتریان ارائه می‌دهد.



امکانات نرم افزار آرشیو اسناد یگانه شامل موارد زیر می‌شود:
•    این نرم افزار دارای فرم ساز قدرتمند و پویا با ظاهری زیبا و کاربرپسند است.
•    از زبان فارسی و انگلیسی و تقویم فارسی و میلادی پشتیبانی می‌کند.
•    طراحی ظاهر فرم‌ها در این نرم افزار توسط کاربران به راحتی انجام می‌شود.
•    امکان جستجو بر روی فیلدهای ساخته شده با فرم در این نرم افزار وجود دارد.
•    قابلیت فرم ساز نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک یگانه کاملاً واکنشگرا است.
•    در این نرم افزار تعیین شرط برای هر فیلد به وسیله فرم ساز امکان‌پذیر است.

در صورتی که تمایل دارید در مورد این نرم افزار و قیمت آن اطلاعات بیشتری به دست آورید، می‌توانید به وب‌سایت رسمی شرکت نرم افزاری یگانه مراجعه نمایید.
 
https://yeganehsoft.com/ نرم-افزار-بایگانی-اسناد/