مسئول دفتر کیست و چه وظایفی دارد؟

معرفی شغل مسئول دفتر
مسئول دفتر یا دفتردار یک پست اداری است که در سازمان‌ها و شرکت‌ها دیده می‌شود. استخدام مسئول دفتر مدیر عامل در سازمان‌های مختلفی انجام می‌شود و وظایف اداری و دفتری یک مسئول دفتر ممکن است بسته به نوع و اندازه سازمان متفاوت باشد. اما در هر صورت، مسئول دفتر یکی از مهمترین نقش‌ها را در هر مجموعه برعهده دارد. او در واقع دستیار مدیرعامل است و در چارت سازمانی، پس از مدیرعامل قرار می‌گیرد.

شرح وظایف مسئول دفتر
حالا که کمی با شغل مسئول دفتر آشنا شدیم، به شما می‌گوییم که وظایف مسئول دفتر چیست. مسئول دفتر در سازمان‌ها و مجموعه‌های مختلف کار می‌کند و با توجه به ماهیت سازمان، وظایف و مسئولیت‌های او تا حدودی متفاوت است. برای مثال مدیر دفتر دادگاه در دادگستری مسئولیت پیگیری روند اداری پرونده‌ها را دارد. در صورتیکه وظایف مسئول دفتر مدیر عامل شرکت، برگزاری جلسات، انجام هماهنگی‌ها، رسیدگی به مکاتبات و.... است. بدیهی است که با توجه به اهمیت سمت مسئول دفتر، در سازمان‌های مهمی چون قوه قضاییه، دادگستری و سایر سازمان‌های قضایی، در صورتیکه وظایف مسئول دفتر به درستی انجام نگیرد، ضرر و زیان‌های بزرگی پدید می‌آید.
مسئول دفتر مسئولیت‌های گوناگونی را بر عهده دارد که برای حفظ نظم و هماهنگی فعالیت‌ها و ارائه خدمات بهتر به سایر اعضای سازمان مهم است. در ادامه به برخی از مسئولیت‌های مسئول دفتر اشاره شده است.

مدیریت اسناد و اطلاعات
رسیدگی به اسناد یکی از وظایف واحد مسئولان دفتر است. آن‌ها باید سیستمی ساماندهی شده برای ثبت و نگهداری اسناد و اطلاعات سازمان داشته باشند و به طور منظم آن را مدیریت کند. این کار شامل تهیه، طبقه‌بندی، ذخیره‌سازی، حفظ و مراقبت از اسناد مهم سازمان است.

برنامه‌ریزی و سازماندهی امور دفتری
مسئول دفتر باید بر اساس اولویت‌ها و ضرورت‌های سازمان، برنامه‌ریزی و سازماندهی امور دفتری را انجام دهد. وظایف مسئول دفتر در زمینه برنامه‌ریزی شامل تنظیم دستور کارها و هماهنگی‌ اموری می‌شود که در دفتر انجام می‌گیرند.

مراقبت از تجهیزات و لوازم دفتری
مسئول دفتر مسئولیت دارد از تجهیزات دفتری مانند کامپیوترها، پرینترها، فکس و تلفن‌ها و... نگهداری‌های لازم را به عمل بیاورد.

هماهنگی و ارتباط با سایر واحدها
یکی دیگر از وظایف مسئول دفتر، برقراری ارتباطات داخلی و خارجی است. مسئول دفتر نقش مهمی در ایجاد هماهنگی و ارتباط مؤثر بین دفتر و سایر واحدهای سازمان دارد. او باید با سایر کارمندان و مدیران سازمان در ارتباط باشد و اطلاعات لازم را بازگو کند. او همچنین باید دریافت و انتقال پیغام‌ها و انجام پیگیری‌های لازم را بر عهده بگیرد.

ایجاد و حفظ فرهنگ سازمانی
مسئول دفتر در راستای تنظیم روند کاری سازمان و ایجاد فرهنگ سازمانی مؤثر، مسئولیت دارد. او باید برای حفظ و ارتقاء ارزش‌های سازمانی، انگیزه کارکنان را بالا ببرد و دستاوردها و افتخارات سازمان را به خوبی معرفی کند.

مدیریت زمان و پیگیری کارها
مسئول دفتر باید بتواند به خوبی زمان خود و سایر اعضای سازمان را مدیریت کند و برنامه‌ها را مطابق با اولویت‌ها انجام دهد. او باید همچنین پیگیری و نظارت بر جریان کارها، زمان پایان هر پروژه و دستاوردهای پروژه‌های سازمان را نیز برعهده داشته باشد.

جلوگیری از تداخل اطلاعات
مسئول دفتر باید به منظور حفظ نظم و تداوم فعالیت‌ها، از ایجاد تداخل و اشتباه در انتقال و ارائه اطلاعات در سازمان پیشگیری کند.

مهارت‌های مسئول دفتر
مسئول دفتر حرفه ای باید نیازمندی‌ها و مهارت‌های خاصی داشته باشد تا بتواند وظایف و مسئولیت‌هایش را به درستی انجام دهد. در زیر به برخی از این مهارت‌ها اشاره شده است.

تسلط بر فنون ارتباطی
مسئول دفتر باید دارای مهارت‌های ارتباطی قوی و روابط عمومی خوبی باشد. او باید بتواند اطلاعات و دستورالعمل‌های مورد نیاز را به طور دقیق و موثر انتقال دهد و با سایر اعضای سازمان و مراجعین ارتباط برقرار کند.

توانایی مدیریت زمان
مسئول دفتر باید بتواند زمان خود را به خوبی مدیریت کند و برنامه‌ها و وظایف خود را با به ترتیب اولویت انجام دهد. توانایی برنامه‌ریزی، تعیین اولویت‌ها و انعطاف‌پذیری در مدیریت زمان از مهارت‌های مهمی است که در این شغل مورد نیاز است.

مهارت در کار با نرم‌افزارها و سیستم‌های مدیریتی
مسئول دفتر باید تسلط کافی بر نرم‌افزارهای دفتری مانند Word، Excel، پاورپوینت و سیستم‌های حسابداری و... داشته باشد.

توانایی تصمیم‌گیری و حل مسئله
برای اینکه وظایف مسئول دفتر ریاست به درستی انجام شود، او باید بتواند در مواجهه با موقعیت‌های ناگوار و مسائل پیچیده، به طور منطقی و آگاهانه تصمیم صحیح را اتخاذ کند. او باید توانایی تحلیل و تفسیر داده‌ها، شناسایی مسائل و ارائه راه‌حل را داشته باشد.

دقت در جزئیات
مسئول دفتر باید به جزئیات توجه کند و دقت بالایی در انجام وظایف خود داشته باشد. اشتباهات در ثبت و نگهداری اسناد، اطلاعات یا انجام سایر وظایف مسئول دفتر می‌تواند منجر به مشکلات جدی در سازمان شود.

قدرت تفکر سیستمی
مسئول دفتر باید درک کاملی از فرآیندها، سیستم‌ها و تعاملات سازمان داشته باشد و بتواند پیامدهای تصمیمات و تغییرات را در بلندمدت پیش‌بینی کند.

تأثیر مسئول دفتر بر پیشرفت سازمان
انجام درست وظایف دفتردار تأثیر خوبی بر پیشرفت سازمان دارد. در ادامه تأثیراتی که مسئول دفتر می‌تواند در موفقیت و پیشرفت مجموعه داشته باشد را بررسی خواهیم کرد.

تسهیل ارتباطات داخلی
مسئول دفتر، مسئول ارتباطات داخلی سازمان است و می‌تواند در ایجاد یک فضای ارتباطی مؤثر و شکل‌گیری خطوط ارتباطی بین اعضای سازمان کمک کند. ارتباطات بهتر بین تیم‌ها و افراد می‌تواند پایه‌های قوی برای همکاری و همفکری در راستای ایده‌پردازی و کارآفرینی را در سازمان فراهم کند.

مدیریت بهینه اسناد
مسئول دفتر می‌تواند روند ثبت، ذخیره و ارائه اسناد و اطلاعات را بهبود بخشد. با دسترسی سریعتر و آسان‌تر به اطلاعات مورد نیاز، تصمیم‌گیری‌ها بیشتر براساس داده‌های صحیح و کامل انجام می‌شود و ایده‌ها قابل اجراتر می‌شوند.

ایجاد فرهنگ کارآفرینی
مسئول دفتر با ایجاد و حفظ فرهنگ سازمانی که شامل برخی مؤلفه‌های کارآفرینی است، به بکارگیری شیوه‌های خلاقانه و پیشرو در سازمان کمک می‌کند. این به تشویق برای به اشتراک‌گذاری ایده‌ها، بهبود محصولات و خدمات، تشویق به آزادی عمل و نوآوری و همکاری مؤثر در سطح سازمان منجر می‌شود.

مدیریت زمان و تنظیم الگوهای کاری
مسئول دفتر با مدیریت زمان خود و کمک به مدیران و اعضای سازمان در تنظیم الگوهای کاری می‌تواند به بهبود کارآفرینی کمک کند. برنامه‌ریزی صحیح و اولویت‌بندی وظایف می‌تواند بستری مناسب را برای تفکر خلاق و تمرکز روی فعالیت‌های مهم‌تر و نوآورانه فراهم سازد.

حمایت در نظارت و ارزیابی پروژه‌ها
مسئول دفتر، نظارت و پیگیری جریان کارها و پروژه‌ها را برعهده دارد. این نظارت می‌تواند به فرآیندهای کارآفرینانه و موفق در سازمان کمک کند و از نظر گردش کار، هماهنگی و تمام شدن پروژه‌ها بهبود محسوسی را به همراه داشته باشد.

جمع‌بندی
در این مقاله نگاهی به مهارت‌ها و وظایف مسئول دفتر داشتیم و به تأثیرات مثبت او در سازمان پرداختیم. مسئول دفتر با انجام وظایف و مسئولیت‌های مربوطه، نقش مهمی در مدیریت و بهبود فرآیندها و دستیابی به اهداف سازمان دارد. تسلط بر مهارت‌های مدیریتی، کارآفرینی و ارتباطی از جمله نیازمندی‌های این شغل است. با بهره‌گیری از توانمندی‌های مسئول دفتر و توجه به نیازمندی‌های سازمان، می‌توان اثربخشی فعالیت‌ها را بالا برد و به اهداف استراتژیک سازمان نزدیک‌تر شد.