تاریخ انتشار : ۱۴۰۲/۰۱/۰۶ ساعت ۰۹:۵۷
کد مطلب : ۳۹۴۱۲۵
بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری چه ویژگی هایی دارد؟
گروه کسب و کار: در این دنیای دیجیتال پرشتاب، نوآوری های تکنولوژیکی دائما در حال تکامل هستند. سازمان ها باید فناوری جدید را برای بهبود بهره وری در محیط کار و همگام شدن با فناوری اتخاذ کنند.
اینجاست که سیستم اتوماسیون اداری وارد می شود. به طور خلاصه، بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری به سازمان کمک می کند تا عملیات روزانه را بهینه کند. بیایید درباره آن بیشتر بیاموزیم و ببینیم چه کاری می تواند برای یک سازمان انجام دهد.
آشنایی با سیستم اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری از فناوری اطلاعات برای ساده سازی و کمک به عملیات اداری، بهبود ارتباطات، افزایش کارایی اداری و بهبود کیفیت خروجی استفاده می کند. نرم افزار اتوماسیون اداری اساساً بر دو عامل استوار است.
اجزای کامپیوتر
فن اوری ارتباطات
اجزای رایانه در دستگاه های اداری تعبیه شده اند و فناوری های ارتباطی با دستگاه های اداری و افراد ادغام می شوند، برای مثال، برگه های حضور و غیاب کارمندان را با یک دستگاه بیومتریک خودکار جایگزین می کنند.
ویژگی های بهترین سیستم اتوماسیون اداری
ویژگی های متعددی برای سیستم اتوماسیون اداری تحت وب وجود دارد. با این حال، در اینجا برخی از جذاب ترین ویژگی ها وجود دارد که در گروه های زیر طبقه بندی می شوند:
1. ذخیره سازی اطلاعات
این شامل ابزارهای ضبط اطلاعات مانند فرم ها، اسناد، فایل ها، عکس ها یا صفحات گسترده است. ذخیره سازی اطلاعات معمولاً در پردازشگرهای کلمه یا صفحات گسترده یافت می شود، اما همچنین می تواند پیچیده تر باشد، مانند سوابق رسمی در یک نرم افزار اتوماسیون.
2. تبادل اطلاعات
با سیستم اتوماسیون اداری تحت وب اعضای تیم می توانند به سرعت اطلاعات را در زمان واقعی مبادله و به اشتراک بگذارند. مثلا ایمیل. ایمیل از یک کامپیوتر و پروتکل شبکه برای ارسال پیام از یک کاربر به کاربر دیگر استفاده می کند. این ایمیل همچنین دارای یک سیستم مدیریت نامه است که نامه را به بیش از یک کاربر معروف به cc و bcc ارسال می کند.
3. مدیریت اطلاعات
سیستم های اتوماسیون اداری می توانند به طور موثر داده های کوتاه مدت و بلند مدت مانند مخارج بازاریابی، برنامه های مالی، مدیریت موجودی، برنامه های تخصیص نیروی کار و غیره را مدیریت کنند. مدیریت وظایف نیز می تواند نظارت و کنترل شود، مانند فعالیت های اداری، زمان بندی جلسات و غیره.
4. چند وظیفه ای هستند
نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند وظایف اداری مختلف را به طور همزمان انجام دهد. به عنوان مثال، می تواند به طور همزمان ورود داده های کاری را پردازش و مدیریت کند.
چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری بر رشد کسب و کار تأثیر می گذارد
سیستم اتوماسیون اداری تحت وب این پتانسیل را دارد که گردش کار را به سطح بعدی برساند. در زیر برخی از مهم ترین مزایای اتوماسیون گردش کار اداری آورده شده است:
به حداقل رساندن کار دستی مورد نیاز برای اجرای فعالیت های معمول
حذف کامل خطای انسانی و دستی
کاهش زمان، منابع و هزینه پردازش تکمیل کار
به دست آوردن درک بهتری از معیارهای عملکرد فرآیند
ارتباطات داخلی بهینه و رضایت بهتر کارکنان
بر اساس داده های پیش‌بینی شده، مدیریت می تواند بهترین برنامه برای نتیجه کسب وکار را تعیین کند
افزایش ارزش برند، بهره وری و فروش
افزایش پایگاه مشتری، سود و استرس روانی کمتر برای کارکنان.
• ابزارهای ضروری سیستم اتوماسیون اداری تحت وب
مهمترین تصمیمی که باید هنگام اجرای نرم افزار دبیرخانه رایگان در سازمان خود بگیرید این است که ابزار مناسبی که باید انتخاب کنید چیست؟ درک ابزار به شما کمک می کند تا تصمیم درستی بگیرید.
1. سازگاری با موبایل
امروزه کارکنان و مدیران کسب و کار همیشه در حال حرکت هستند، به عنوان مثال، تیم فروش و مدیریت آنها. آنها همیشه از فروشندگان بازدید می کنند و داده های فروش را جمع آوری و به مدیریت گزارش می دهند. با یک راه حل سازگار با موبایل، آنها می توانند اطلاعات را از هر کجا تبادل کنند.
2. در دسترس بودن گزارش ها و تحلیل ها
بر اساس داده های ارائه شده، راه حل نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند تجزیه و تحلیل و گزارش هایی برای مدیریت ایجاد کند که ساعات کاری دقیق را برای یک کار خاص نشان می دهد.
3. طراحی آسان گردش کار
ابزار اتوماسیون اداری می تواند گردش کار را طراحی کرده و آن را بهبود بخشد و در نتیجه کارهای اداری را کمتر پیچیده کند. به عنوان مثال، آن ها فرآیند کسب و کار را خودکار می کند و هر عملیات را با حداکثر دقت اجرا می‌کند.
4. ادغام
یکپارچه سازی نرم افزار اتوماسیون بخش مهمی از هر راه حل در این سیستم است. راه حل مدرن از نرم افزارهای شخص ثالث مختلف برای برآوردن نیازهای کاری شما مانند dropbox، slack، google sheets، نرم افزار CRM، Mailchimp و غیره پشتیبانی می کند.
5. آموزش صحیح
اگر برای اولین بار یک راه حل مناسب را در سازمان خود پیاده سازی می کنید، باید کارکنان خود را آموزش دهید تا از این ابزار به طور موثر استفاده کنند. به عنوان یک رهبر کسب و کار، این مسئولیت شماست که از فرهنگ اداری که برای دستیابی به نتیجه بهتر در معرض تغییر است، حمایت کنید.
نکات مهم در رابطه با بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری
با استفاده از فناوری و نوآوری انسانی، محیط های کاری به طور مداوم بهره وری و کارایی را بهبود می بخشند. در اینکه چگونه اتوماسیون و ابزارهای نرم افزاری می توانند به سازمان ها در بهینه سازی عملیات روزانه خود کمک کنند، شکی وجود ندارد. با این حال، بسیاری از شرکت ها تمایلی به معرفی فناوری یا متزلزل کردن وضعیت موجود ندارند. به‌عنوان یک رهبر کسب وکار، این شما هستید که باید مواردی را که در حال حاضر کار می کنند را بررسی و حساب کنید. بیایید بیشتر به این موضوع بپردازیم که بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری چه کاری می تواند برای کسب و کار شما انجام دهد.
اول از همه، بیایید تعریف کنیم که اتوماسیون اداری به چه معناست. اتوماسیون اداری یک اصطلاح کلی است که انواع مختلف سیستم ها و نرم‌افزارهای رایانه‌ای را توصیف می کند که برای جمع‌آوری دیجیتال، ذخیره، انتقال، تغییر و استفاده از اطلاعات اداری برای اجرای وظایف استفاده می شوند. در اصل، اتوماسیون اداری به مدیریت داده ها کمک می کند. اتوماسیون اداری اجازه می دهد تا داده ها بدون دخالت انسان حرکت کنند. از آنجایی که انسان ها از معادله خارج می شوند، لذا خطر خطای دستی وجود ندارد. چیزی که زمانی با یک ماشین تحریر شروع می شد، به تعداد بی شماری از اتوماسیون و ابزار الکترونیکی تبدیل شده است که نحوه کار افراد را تغییر داده است.
• اصول سیستم اتوماسیون اداری تحت وب
اتوماسیون اداری جنبه های مختلفی دارد، اما به راحتی می توان آنها را به دسته های زیر تقسیم کرد:
ذخیره سازی اطلاعات: این شامل ضبط اطلاعات، مانند فرم ها، اسناد، فایل ها، تصاویر و صفحات گسترده است. ذخیره سازی اطلاعات عموماً در قالب های واژه‌پرداز یا صفحات گسترده وجود دارد، اما می تواند مانند رکوردهای موجود در یک CMS یا ابزار نرم‌افزار اتوماسیون مانند SolveXia پیچیده تر باشد.
تبادل داده: سیستم ها امکان تبادل بی درنگ اطلاعات، مانند دستگاه های فکس یا ایمیل ها را فراهم می کنند. ابزارهای نرم افزار اتوماسیون نیز در این دسته قرار می گیرند، زیرا می توانید به راحتی اطلاعات را به اشتراک بگذارید و گزارش ها را بین افراد ارسال کنید.
مدیریت داده ها: سیستم اتوماسیون اداری تحت وب نیز باید به راحتی بین طرف های مختلف و اطلاعات مربوطه قابل مدیریت باشد. به این ترتیب، سیستم های اتوماسیون اداری می توانند داده های کوتاه مدت و بلند مدت، از جمله برنامه های مالی، هزینه های بازاریابی، مدیریت موجودی و غیره را مدیریت کنند.
مزایای اتوماسیون اداری
کسب و کارها به ابزارهای اتوماسیون اداری متکی هستند. صرف نظر از میزان آن، مزایا گسترده است، یعنی:
کاهش تلاش دستی برای دستیابی به وظایف
به حداقل رساندن خطاهای انسانی و دستی
کاهش زمان پردازش برای تکمیل کار
افزایش شفافیت و توانایی های بهبود فرآیند
تصمیم گیری بهتر بر اساس داده ها و پیش بینی ها
معیارهای پیشرفته و نظارت بر KPI
افزایش رضایت کارکنان و ارتباطات
منجر به خدمات بهتر به مشتریان می شود.
• قطعات لازم برای خودکارسازی
هنگام وارد کردن اتوماسیون به سازمان خود، با دو تصمیم بزرگ روبرو خواهید شد. برای شروع، چه چیزی را می خواهید خودکار کنید؟ دوم اینکه ابزار مناسب برای انجام این ترفند چه ابزاری است؟ بهترین ابزارهای اتوماسیون دارای بسیاری از ویژگی های ضروری هستند. در اینجا توضیح داده شده است که چگونه ابزارهای اتوماسیون می توانند به کسب و کار شما کمک کنند.
ابزارهای اتوماسیون باید زندگی کارمندان شما را آسان تر و پیچیده تر نکنند. این بدان معنی است که گردش کار و طراحی آنها باید ابزاری بصری برای استفاده باشد. این ابزار می تواند فرآیندهای داخلی شما مانند تطبیق حساب را بدون نیاز به تیم فناوری اطلاعات تکمیل کند.
سخن پایانی
در بررسی سیستم اتوماسیون اداری تحت وب باید بدانید که شما می خواهید بتوانید اندازه گیری کنید که آیا ابزار شما به طور مداوم به نفع شما کار می کند یا خیر. استفاده از نرم افزاری اتوماسیون با ارائه گزارش و تجزیه و تحلیل آن، می توانند از این جنبه مدیریتی برای شما مفید واقع شوند.
آشنایی با سیستم اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری از فناوری اطلاعات برای ساده سازی و کمک به عملیات اداری، بهبود ارتباطات، افزایش کارایی اداری و بهبود کیفیت خروجی استفاده می کند. نرم افزار اتوماسیون اداری اساساً بر دو عامل استوار است.
اجزای کامپیوتر
فن اوری ارتباطات
اجزای رایانه در دستگاه های اداری تعبیه شده اند و فناوری های ارتباطی با دستگاه های اداری و افراد ادغام می شوند، برای مثال، برگه های حضور و غیاب کارمندان را با یک دستگاه بیومتریک خودکار جایگزین می کنند.
ویژگی های بهترین سیستم اتوماسیون اداری
ویژگی های متعددی برای سیستم اتوماسیون اداری تحت وب وجود دارد. با این حال، در اینجا برخی از جذاب ترین ویژگی ها وجود دارد که در گروه های زیر طبقه بندی می شوند:
1. ذخیره سازی اطلاعات
این شامل ابزارهای ضبط اطلاعات مانند فرم ها، اسناد، فایل ها، عکس ها یا صفحات گسترده است. ذخیره سازی اطلاعات معمولاً در پردازشگرهای کلمه یا صفحات گسترده یافت می شود، اما همچنین می تواند پیچیده تر باشد، مانند سوابق رسمی در یک نرم افزار اتوماسیون.
2. تبادل اطلاعات
با سیستم اتوماسیون اداری تحت وب اعضای تیم می توانند به سرعت اطلاعات را در زمان واقعی مبادله و به اشتراک بگذارند. مثلا ایمیل. ایمیل از یک کامپیوتر و پروتکل شبکه برای ارسال پیام از یک کاربر به کاربر دیگر استفاده می کند. این ایمیل همچنین دارای یک سیستم مدیریت نامه است که نامه را به بیش از یک کاربر معروف به cc و bcc ارسال می کند.
3. مدیریت اطلاعات
سیستم های اتوماسیون اداری می توانند به طور موثر داده های کوتاه مدت و بلند مدت مانند مخارج بازاریابی، برنامه های مالی، مدیریت موجودی، برنامه های تخصیص نیروی کار و غیره را مدیریت کنند. مدیریت وظایف نیز می تواند نظارت و کنترل شود، مانند فعالیت های اداری، زمان بندی جلسات و غیره.
4. چند وظیفه ای هستند
نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند وظایف اداری مختلف را به طور همزمان انجام دهد. به عنوان مثال، می تواند به طور همزمان ورود داده های کاری را پردازش و مدیریت کند.
چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری بر رشد کسب و کار تأثیر می گذارد
سیستم اتوماسیون اداری تحت وب این پتانسیل را دارد که گردش کار را به سطح بعدی برساند. در زیر برخی از مهم ترین مزایای اتوماسیون گردش کار اداری آورده شده است:
به حداقل رساندن کار دستی مورد نیاز برای اجرای فعالیت های معمول
حذف کامل خطای انسانی و دستی
کاهش زمان، منابع و هزینه پردازش تکمیل کار
به دست آوردن درک بهتری از معیارهای عملکرد فرآیند
ارتباطات داخلی بهینه و رضایت بهتر کارکنان
بر اساس داده های پیش‌بینی شده، مدیریت می تواند بهترین برنامه برای نتیجه کسب وکار را تعیین کند
افزایش ارزش برند، بهره وری و فروش
افزایش پایگاه مشتری، سود و استرس روانی کمتر برای کارکنان.
• ابزارهای ضروری سیستم اتوماسیون اداری تحت وب
مهمترین تصمیمی که باید هنگام اجرای نرم افزار دبیرخانه رایگان در سازمان خود بگیرید این است که ابزار مناسبی که باید انتخاب کنید چیست؟ درک ابزار به شما کمک می کند تا تصمیم درستی بگیرید.
1. سازگاری با موبایل
امروزه کارکنان و مدیران کسب و کار همیشه در حال حرکت هستند، به عنوان مثال، تیم فروش و مدیریت آنها. آنها همیشه از فروشندگان بازدید می کنند و داده های فروش را جمع آوری و به مدیریت گزارش می دهند. با یک راه حل سازگار با موبایل، آنها می توانند اطلاعات را از هر کجا تبادل کنند.
2. در دسترس بودن گزارش ها و تحلیل ها
بر اساس داده های ارائه شده، راه حل نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند تجزیه و تحلیل و گزارش هایی برای مدیریت ایجاد کند که ساعات کاری دقیق را برای یک کار خاص نشان می دهد.
3. طراحی آسان گردش کار
ابزار اتوماسیون اداری می تواند گردش کار را طراحی کرده و آن را بهبود بخشد و در نتیجه کارهای اداری را کمتر پیچیده کند. به عنوان مثال، آن ها فرآیند کسب و کار را خودکار می کند و هر عملیات را با حداکثر دقت اجرا می‌کند.
4. ادغام
یکپارچه سازی نرم افزار اتوماسیون بخش مهمی از هر راه حل در این سیستم است. راه حل مدرن از نرم افزارهای شخص ثالث مختلف برای برآوردن نیازهای کاری شما مانند dropbox، slack، google sheets، نرم افزار CRM، Mailchimp و غیره پشتیبانی می کند.
5. آموزش صحیح
اگر برای اولین بار یک راه حل مناسب را در سازمان خود پیاده سازی می کنید، باید کارکنان خود را آموزش دهید تا از این ابزار به طور موثر استفاده کنند. به عنوان یک رهبر کسب و کار، این مسئولیت شماست که از فرهنگ اداری که برای دستیابی به نتیجه بهتر در معرض تغییر است، حمایت کنید.
نکات مهم در رابطه با بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری
با استفاده از فناوری و نوآوری انسانی، محیط های کاری به طور مداوم بهره وری و کارایی را بهبود می بخشند. در اینکه چگونه اتوماسیون و ابزارهای نرم افزاری می توانند به سازمان ها در بهینه سازی عملیات روزانه خود کمک کنند، شکی وجود ندارد. با این حال، بسیاری از شرکت ها تمایلی به معرفی فناوری یا متزلزل کردن وضعیت موجود ندارند. به‌عنوان یک رهبر کسب وکار، این شما هستید که باید مواردی را که در حال حاضر کار می کنند را بررسی و حساب کنید. بیایید بیشتر به این موضوع بپردازیم که بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری چه کاری می تواند برای کسب و کار شما انجام دهد.
اول از همه، بیایید تعریف کنیم که اتوماسیون اداری به چه معناست. اتوماسیون اداری یک اصطلاح کلی است که انواع مختلف سیستم ها و نرم‌افزارهای رایانه‌ای را توصیف می کند که برای جمع‌آوری دیجیتال، ذخیره، انتقال، تغییر و استفاده از اطلاعات اداری برای اجرای وظایف استفاده می شوند. در اصل، اتوماسیون اداری به مدیریت داده ها کمک می کند. اتوماسیون اداری اجازه می دهد تا داده ها بدون دخالت انسان حرکت کنند. از آنجایی که انسان ها از معادله خارج می شوند، لذا خطر خطای دستی وجود ندارد. چیزی که زمانی با یک ماشین تحریر شروع می شد، به تعداد بی شماری از اتوماسیون و ابزار الکترونیکی تبدیل شده است که نحوه کار افراد را تغییر داده است.
• اصول سیستم اتوماسیون اداری تحت وب
اتوماسیون اداری جنبه های مختلفی دارد، اما به راحتی می توان آنها را به دسته های زیر تقسیم کرد:
ذخیره سازی اطلاعات: این شامل ضبط اطلاعات، مانند فرم ها، اسناد، فایل ها، تصاویر و صفحات گسترده است. ذخیره سازی اطلاعات عموماً در قالب های واژه‌پرداز یا صفحات گسترده وجود دارد، اما می تواند مانند رکوردهای موجود در یک CMS یا ابزار نرم‌افزار اتوماسیون مانند SolveXia پیچیده تر باشد.
تبادل داده: سیستم ها امکان تبادل بی درنگ اطلاعات، مانند دستگاه های فکس یا ایمیل ها را فراهم می کنند. ابزارهای نرم افزار اتوماسیون نیز در این دسته قرار می گیرند، زیرا می توانید به راحتی اطلاعات را به اشتراک بگذارید و گزارش ها را بین افراد ارسال کنید.
مدیریت داده ها: سیستم اتوماسیون اداری تحت وب نیز باید به راحتی بین طرف های مختلف و اطلاعات مربوطه قابل مدیریت باشد. به این ترتیب، سیستم های اتوماسیون اداری می توانند داده های کوتاه مدت و بلند مدت، از جمله برنامه های مالی، هزینه های بازاریابی، مدیریت موجودی و غیره را مدیریت کنند.
مزایای اتوماسیون اداری
کسب و کارها به ابزارهای اتوماسیون اداری متکی هستند. صرف نظر از میزان آن، مزایا گسترده است، یعنی:
کاهش تلاش دستی برای دستیابی به وظایف
به حداقل رساندن خطاهای انسانی و دستی
کاهش زمان پردازش برای تکمیل کار
افزایش شفافیت و توانایی های بهبود فرآیند
تصمیم گیری بهتر بر اساس داده ها و پیش بینی ها
معیارهای پیشرفته و نظارت بر KPI
افزایش رضایت کارکنان و ارتباطات
منجر به خدمات بهتر به مشتریان می شود.
• قطعات لازم برای خودکارسازی
هنگام وارد کردن اتوماسیون به سازمان خود، با دو تصمیم بزرگ روبرو خواهید شد. برای شروع، چه چیزی را می خواهید خودکار کنید؟ دوم اینکه ابزار مناسب برای انجام این ترفند چه ابزاری است؟ بهترین ابزارهای اتوماسیون دارای بسیاری از ویژگی های ضروری هستند. در اینجا توضیح داده شده است که چگونه ابزارهای اتوماسیون می توانند به کسب و کار شما کمک کنند.
ابزارهای اتوماسیون باید زندگی کارمندان شما را آسان تر و پیچیده تر نکنند. این بدان معنی است که گردش کار و طراحی آنها باید ابزاری بصری برای استفاده باشد. این ابزار می تواند فرآیندهای داخلی شما مانند تطبیق حساب را بدون نیاز به تیم فناوری اطلاعات تکمیل کند.
سخن پایانی
در بررسی سیستم اتوماسیون اداری تحت وب باید بدانید که شما می خواهید بتوانید اندازه گیری کنید که آیا ابزار شما به طور مداوم به نفع شما کار می کند یا خیر. استفاده از نرم افزاری اتوماسیون با ارائه گزارش و تجزیه و تحلیل آن، می توانند از این جنبه مدیریتی برای شما مفید واقع شوند.
پربينندهترين مطالب و خبرها
