ابلاغیه الهام براي دفتر رییس‌جمهور سابق!

در این ساختار جدید که در تاریخ اول تیر ۹۲ و طی نامه شماره ۶۰۷۰/۹۲/۲۰۰ و با امضای غلامحسین الهام به عنوان معاون توسعه مدیریت انسانی رئیس جمهور به بقایی معاون اجرایی و سرپرست نهاد ریاست جمهوری برای اجرا ابلاغ شده است، شرح وظایف دفتر رئیس جمهور سابق و تشکیلات تفصیلی و ساختار دفتر رئیس جمهور سابق با ۲۵ پست سازمانی مشخص در نظر گرفته شده است!
متن ابلاغیه غلامحسین الهام به بقایی معاون اجرایی و سرپرست نهاد ریاست جمهوری در خصوص تشکیل «دفتر رئیس جمهور سابق» در نهاد ریاست جمهوری به شرح زیر است:

جناب آقای بقایی
معاون محترم اجرایی و سرپرست نهاد ریاست جمهوری
با سلام و احترام
با توجه به ضرورت بهره مندی از تجربیات ارزنده و موثر روسای جمهور سابق و به منظور پیگیری و ساماندهی امور اجرایی مربوط به آنان به پیوست شرح وظایف و تشکیلات تفصیلی«دفتر رییس جمهور سابق» به شرح زیر در ساختار نهاد ریاست جمهوری به شرح زیر موافقت و برای اجرا ابلاغ می گردد. شایان ذکر است این واحد سازمانی تابع تمامی ضوابط و مقررات اداری، مالی و استخدامی نهاد ریاست جمهوری خواهد بود.
شرح وظایف دفتر رئیس جمهور سابق:
- هماهنگی و تهیه و تنظیم اوقات، برنامه ملاقات ها، جلسات، سفرها و دیدارها.
- تهیه و تنظیم مشروح یا خلاصه مذاکرات با اشخاص، مقامات داخلی و خارجی.
- دریافت ثبت و اعلام نظرات ایشان و انعکاس آن به مراجع ذیربط.
- ارتباط با استانداری ها، دستگاه های اجرایی، قوه قضائیه، قوه مقننه و غیره حسب مورد.
- مدیریت چرخه گردش مکاتبات.
- آماده سازی نامه ها، مستندات و مدارک اداری مرتبط جهت استحضار.
- هماهنگی در ارائه خدمات پشتیبانی، اداری و مال.
- پشتیبانی امور حفاظتی رئیس جمهوری سابق و خانواده آنها.
- تجهیز و به هنگام سازی حوزه دفتری به فناوری های نوین اطلاعاتی و ارتباطی چند رسانه ای و نگهداری آن با همکاری سایر واحدهای ذیربط.
- انجام امور مراسلات و مکاتبات، تهیه و تنظیم پیش نویس ها، نامه ها، ویرایش و تلخیص مکاتبات و گزارش های استحضاری.

شرح وظایف امور فرهنگی:
- مدیریت گردش مکاتبات وارده و صادره.
- گزارش ها و مکاتبات وارده و کسب اطمینان از کیفیت مستندات استحضاری.
- پیگیری دستورات کتبی تا حصول نتیجه.
- انجام امور مراسلات و مکاتبات.
- اتخاذ تدابیر لازم در امر نظارت و پیگیری امور ارجاعی.
- انجام کلیه اموری که توسط رئیس جمهوری سابق یا رئیس دفتر رئیس جمهور ارجاع می شود.
- انجام سایر امور محوله و ذیربط.

شرح وظایف امور پشتیبانی:
- مدیریت منابع انسانی دفتر
- تشخیص و نظارت برانجام تعهد و تسجیل و صدور حواله و انجام سایر وظایفی که در قانون محاسبات عمومی کشور تصریح گردیده است.
- مدیریت نظارت بر امور دبیرخانه، مکاتبات و ارسال مراسلات.
- پشتیبانی امور مراسم و تشریفات مقامات دفتر با هماهنگی واحدهای ذیربط.
- مدیریت حفظ و نگهداری اموال و تجهیزات دفتر با هماهنگی واحد های ذیربط.
- برنامه ریزی و تأمین کالاها و خدمات مورد نیاز و انجام امور محوله.
- برنامه ریزی و تأمین فضا و ساختمان مورد نیاز دفتر رئیس جمهور سابق.
- نظارت بر انجام امور نگهداری و تعمیرات ساختمان ها و تأسیسات با هماهنگی واحد های ذیربط.

شرح وظایف امور تشریفات و اطلاع رسانی :
- مستند سازی و تدوین گزارش دیدارها و سفرهای داخلی و خارجی.
- برنامه ریزی و اتخاذ تدابیر مقتضی به منظور ایجاد و نگهداری آرشیو صوتی، تصویری، عکس و اسلاید.
- انجام هماهنگی های لازم با واحدهای دخیل در برنامه های مختلف و ایجاد هماهنگی بین دفتر با میزبان و مراسم.
- اخذ درخواست ملاقات، تهیه گردشکار منطبق با درخواست و ارائه آن جهت رویت دفتر.
- پذیرایی، اسکان، حمل و نقل، بازدید و سایر برنامه های مهمان مربوطه.
- انجام کلیه امور تشریفاتی و اطلاع رسانی حسب نظر ریاست محترم.
- هماهنگی با وزارت امور خارجه و سایر دستگاه های مرتبط برای ملاقات میهمانان خارجی.


تشکیلات تفصیلی دفتر رئیس جمهور سابق:
۱۸۹۱. کارشناس عالی(رئیس دفتر)
۱۸۹۲.مسئول دفتر
۱۸۹۳. مسئول دفتر
۱۸۹۴. مسئول دفتر
۱۸۹۵.کارشناس عالی
۱۸۹۶.کارشناس عالی
۱۸۹۷.کارشناس عالی
۱۸۹۸.کارشناس عالی
۱۸۹۹.کارشناس عالی
۱۹۰۰.کارشناس عالی

امور پشتیبانی:
۱۹۰۱- رئیس امور
۱۹۰۲- کارشناس
۱۹۰۳- کارشناس
۱۹۰۴- کارشناس
۱۹۰۵- کارشناس

امور هماهنگی :
۱۹۰۶- رئیس امور
۱۹۰۷- کارشناس
۱۹۰۸- کارشناس
۱۹۰۹- کارشناس
۱۹۱۰- کارشناس

امور تشریفات و اطلاع رسانی:
۱۹۱۱- رییس امور
۱۹۱۲- کارشناس
۱۹۱۳- کارشناس
۱۹۱۴- کارشناس
۱۹۱۵- کارشناس

غلام حسین الهام